Wystawianie i zbieranie faktur od Dostawców to jeden z tych procesów, które potrafią generować niepotrzebne opóźnienia, chaos w skrzynce mailowej i ręczne follow-upy.

Dlatego w Selleetools wprowadziliśmy nową funkcjonalność „Poproś o fakturę”, która automatyzuje cały proces – od wysłania prośby, przez przypomnienia, aż po dodanie dokumentu do zamówienia po stronie Dostawcy.

Nowa funkcjonalność dla Sprzedawcy – „Poproś o fakturę” do zamówienia

Funkcjonalność „Poproś o fakturę” umożliwia Sprzedawcy wysłanie prośby o wystawienie faktury bezpośrednio z poziomu listy zamówień.

Proces jest w pełni zautomatyzowany i obejmuje zarówno wysłanie powiadomienia do Dostawcy, jak i obsługę dodanej faktury w panelu Selleetools między Dostawcą a Sprzedawcą.

Jak działa funkcjonalność „Poproś o fakturę” po stronie Sprzedawcy

Sprzedawca -> Zamówienia -> Poproś o fakturę

Funkcja jest dostępna w panelu Sprzedawcy w sekcji Zamówienia, w zakładkach:

Zakończone
Wszystkie

Na liście zamówień, przy wybranych pozycjach, pojawia się przycisk „Poproś o fakturę”. Ten przycisk wyświetla się wyłącznie wtedy, gdy do danego zamówienia nie została jeszcze dodana faktura. Jeżeli Dostawca dodał już fakturę do zamówienia, Sprzedawca zamiast przycisku „Poproś o fakturę” zobaczy przycisk „Pobierz fakturę”.

Po kliknięciu przycisku „Poproś o fakturę” system automatycznie wysyła wiadomość e-mail do przypisanego Dostawcy. Proces nie wymaga żadnych dodatkowych działań po stronie Sprzedawcy.

Aby uniknąć nadmiarowych przypomnień:

prośbę o wystawienie faktury dla jednego zamówienia można wysłać maksymalnie raz na 24 godziny
po wysłaniu prośby przycisk staje się nieaktywny (zmienia kolor na szary)
po upływie 24 godzin przycisk ponownie się aktywuje (zmienia kolor na pomarańczowy), jeśli faktura nadal nie została dodana i prośbę można wysłać ponownie

Obsługa prośby o fakturę po stronie Dostawcy

Po wysłaniu prośby przez Sprzedawcę, Dostawca otrzymuje automatyczną wiadomość e-mail zawierającą:

informację o konieczności wystawienia faktury
dane zamówienia, którego dotyczy prośba
link kierujący bezpośrednio do panelu Dostawcy w Selleetools

Sekcja „Dodaj fakturę” w panelu Dostawcy

Dostawca -> Zamówienia -> Dodaj fakturę

Zamówienia, które nie otrzymały jeszcze faktury, są automatycznie wyświetlane w dedykowanej sekcji „Dodaj fakturę” w panelu Dostawca → Zamówienia.

Sekcja ta umożliwia:

szybki dostęp do listy zamówień wymagających uzupełnienia dokumentów
uporządkowanie pracy bez konieczności ręcznego filtrowania zamówień
jednoznaczne wskazanie zamówień wymagających działania

Dodawanie faktury do zamówienia

Przy zamówieniach, które nie posiadają jeszcze faktury, w sekcjach „Wysłano” oraz „Dodaj fakturę” po stronie Dostawcy wyświetlany jest przycisk „Dodaj fakturę”. Po jego kliknięciu Dostawca może załączyć plik z fakturą. Po kliknięciu przycisku „Wyślij fakturę” zostaje ona automatycznie przypisana do zamówienia, a samo zamówienie znika z sekcji „Dodaj fakturę”. Jednocześnie Sprzedawca uzyskuje dostęp do faktury w swoim panelu, gdzie przy zamówieniu pojawia się przycisk „Pobierz fakturę”.

Automatyczna obsługa faktur w Selleetools

Funkcjonalność „Poproś o fakturę” porządkuje proces wymiany dokumentów pomiędzy Sprzedawcą a Dostawcą.

Całość odbywa się w jednym systemie – od wysłania prośby, przez jej obsługę, aż po udostępnienie faktury przy zamówieniu: bez ręcznych przypomnień i dodatkowej komunikacji poza panelem Selleetools.